أورد ستيفن كوفي في كتابه إدارة الأولويات أن معظم مشكلات الإدارة تأتي من الفوضى أو من غياب النظام في حياتنا، فنحن لا نجد ما نريده عندما نريده، تضيع منا الأمور ويصبح الحل المنطقي في بناء النظم، أي نظام ملفات وبريد وارد وصادر وأرشيف وقواعد بيانات، وتركز هذه النظم على التنظيم في 3 مجالات:
1- تنظيم الأشياء:
ضبط كل شيء، بدءا بمفاتیح الأبواب إلى الحاسبات، دواليب الملفات، الأرفف، المساحات في المكاتب والمنازل
2- تنظيم المهام:
إعطاء الأوامر وتحديد خطوات التنفيذ، مستخدمين إما قوائم بسيطة أو خرائط تخطيط معقدة أو حتى برامج كمبيوتر معقدة تخطط لإدارة المشاريع
3- تنظيم الأفراد:
تحديد ما يمكن أن تقوم به أنت ومن يعملون معك، ثم تفويض الأعمال إليهم، ثم بناء نظام لمتابعة أدائهم حتى تتمكن من التحكم فيما يجري