كيفية استخدام ميزة خارج المكتب في مستندات جوجل | مجلس نيوز

تحتوي خدمة (Google Workspace) – المعروفة سابقًا باسم G Suite – على مجموعة من الأدوات للإنتاجية والتعاون، وذلك لمساعدة فرق العمل على التعاون معًا في المشاريع في الوقت نفسه، وتعمل جوجل دائمًا على تحديث وتقديم ميزات جديدة لمستخدميها، ومن ضمن هذه الأدوات تطبيق (مستندات جوجل) Google Documents الذي حصل على ميزة رائعة في الفترة الأخيرة.

ماهي التفاصيل؟

نظرًا إلى أن معظم الأشخاص اصبحوا يعملون من المنزل الآن بعد الظروف التي فرضها انتشار فيروس كورونا في جميع مناحي الحياة المختلفة، فإن جوجل قدمت ميزة ذكية رائعة في تطبيق (مستندات جوجل) تُسمى (خارج المكتب) Out of Office ستنبهك إذا كان زميلك غير متاح حاليًا.

فمع استمرار انتشار جائحة كورونا، قد يحتاج الكثير من الناس إلى أخذ إجازة من العمل أو عزل أنفسهم لبعض الوقت، لذا قد يكون من الصعب قليلاً إيصال الرسالة مباشرة في حالة عدم توفره في الوقت الحالي، لذا فإن الميزة الجديدة ستخبرك هل زميلك متاح حاليًا أم لا.

على سبيل المثال: عندما تحاول الإشارة إلى زميلك في (مستند جوجل) التعاوني، ستظهر لك نافذة صغيرة منبثقة تتضمن معلومات تُخبرك بأن زميلك حاليًا غير متوفر للتواصل معه، مع معلومات إضافية تتضمن تاريخ عودته والوقت أيضًا إذا قام زميلك بإدراج هذه المعلومات سابقًا.

كيفية استخدام الميزة في مستندات جوجل؟

لتمييز نفسك في وضع (عدم الاتصال) Offline كل ما عليك فعله هو الضغط على خيار (خارج المكتب) Out Of Office، وسيقوم التطبيق بتعيين عدم توفرك حاليا في تطبيق التقويم، ومن ثم عندما يحاول زميلك الاتصال بك سيعرض محرر المستندات نافذة منبثقة تخبره أنك غير متاح حاليًا وكذلك تاريخ ووقت توفرك إذا قمت بإدخال هذه المعلومات سابقًا.

بالإضافة إلى ذلك، إذا قام العديد من الأشخاص بوضع علامة على أنفسهم على أنهم غير متصلون، فسوف تظهر في النافذة المنبثقة اسم كل شخص غير متاح حاليًا وللحصول على مزيد من المعلومات يمكنك الضغط على علامة (i) الذي سيظهر لك تاريخ عودته أيضًا في حالة توفر هذه المعلومات.

مع ملاحظة أن الميزة ستُظهر فقط إذا كان هذا الشخص غير متاح حاليًا، ولتعيين تاريخ العودة والزمن فيجب أن يكون هناك تقويم تم مشاركته بينكما لتعيين تاريخ التوفر، مع الإشارة إلى أن هذه الميزة متاحة بالفعل لعملاء خدمة (G Suite) وسيكون متاحًا للجميع في جميع أنحاء العالم في نهاية شهر فبراير الحالي أو بداية شهر مارس القادم.