▪︎ مجلس نيوز
يرى بعض المسؤولين في كثير من الأحيان أهمية كثرة الاجتماعات لمراجعة ومتابعة الأعمال القائمة، أو لتبليغ الموظفين وجوب سرعة تخليص المهام، ولكن في كثير من الاجتماعات يتحدث المدراء والموظفون بإسهاب، ويستنزف الكثير من الوقت والجهد معا، ولا يترك مجالا واسعا لمناقشة المشكلات والتحديات الصعبة وطرق معالجتها؛ بل يتم تكرار نفس المواضيع في كل اجتماع مما يجعل الاجتماعات مملة ومهدرة لساعات طويلة من الوقت؛ ولذلك تكون الكثير من هذه الاجتماعات غير مثمرة، فما الحل؟
من أجل زيادة فاعلية الاجتماعات يجب على القادة تغيير منهجية وعدد الاجتماعات. أولا: يجب إعلام الحضور بمدة الاجتماع حتى يعرف الجميع وقت الاجتماع بدايته ونهايته، وتوزيع المهام بشكل جيد وعدم إضاعة الوقت في تكرار نفس المواضيع عند كل اجتماع من غير اتخاذ خطوات ملموسة.
ثانيا: من المهم تكوين ثقافة أمان تتيح طرح الأفكار ومناقشة المشكلات الصعبة بأريحية ومن غير مجاملات؛ لذلك يجب أن يمنح جميع المشاركين في الاجتماعات مزيدا من الحرية ليعبروا عن آرائهم بكل صراحة ويطرحوا أفكارهم بوضوح؛ بل ويتحدى بعضهم البعض بروح الزمالة.
ثالثا: أنصح بإجراء تقييم دقيق لكل اجتماع لتحسين أداء الاجتماع القادم.
رابعا: من المهم أن يكون جدول الاجتماع فعالا، بحيث يتناول مواضيع محددة قابلة للتنفيذ يمكنها بالفعل تحسين الأداء المستقبلي مع التركيز على القضايا ذات الأولوية التي تحتاج فعلا إلى المناقشة السريعة.
خامسا: من طرق تقليل وقت الاجتماعات وجعلها أكثر كفاءة هي أهمية الحضور مستعدا حتى لا تكون النقاشات فوضوية وتضيع الوقت؛ بل قد تنعكس سلبا على المناقش.
سادسا: وهي الأهم في نظري، تحديد وتوزيع المسؤوليات في نهاية كل اجتماع لكل فرد بشكل واضح وعادل، وكذلك تلخيص أهم النقاط في دقيقة؛ لأنه يوفر ساعات من سوء الفهم والاجتماعات المستقبلية.
وفي الختام: قد لا تكون هناك طريقة واحدة لتحسين كفاءة الاجتماعات، ولكن ما لخصته هو تجربة شخصية؛ ولعلها تكون مفيدة للقارئ عند التجهيز للاجتماعات العملية.